HowtouseMSWord.

2017/12/10

会社ではしばしば他人が作ったWordファイルを見るのですが、もうちょっとがんばれというものが多いです。

  • 書式を使っていない。
  • 見出しなどで章番号を自動で振らせていない
  • 改ページは山盛りの改行
  • Wordの「てにおは」チェックが残ったまま。

聞けば、「一年でちょっとしか使わないから覚えるの面倒」とか、「よくわからないから」という声がありました。うーん、もったいない。
いや、確かに一年で2,3回しか使わない人はわからなくもないですが、日常お客さんに出す文書を書く人がそれでは…。スタイルは使うと便利ですよ。一括で指定書式の変更ができますし。ただ、Word 2003ではへんなスタイルががんがん登録されがちなのは勘弁して。
見出しも同じですね。段落番号を自動で振らせれば追加削除は思いのままです。もっとも、最初にアウトラインモードで見出しを全部書くと言うのが、最初に書く場合有効ですけれど。
改行山盛りで改ページはもう例外なくみんなやってます。なぜそんなに改行がすきなんだ。Alt+I/B/Bの三ストロークなのに(Word 2003)。私は章・項・節の間でページが切れるの嫌いなので、しばしば改行入れています。
Wordのてにおはチェックも、一部疑問に思えるようなものもあるから気にしていないという声がありました。が、私が見る限り、読み直してみるとリズムが悪く、書き換えるきっかけになっています。たいていその一文(+その前後)丸ごと直します。
Wordの教本とか読んだことはないのですが、図を入れるにはとか、機能を説明した本ばかりってことはないですよね。一般で売る本なら機能説明でもいいけれど、会社で教えるような教材なら基礎的な(読みやすい)文書の作り方とセットでおしえてないもんなんでしょうか。
以前、DOSの時代で一太郎全盛だったころ、Wordが使いにくいという人がしばしばいました(今もいるけど)。たいてい「文書書いてから装飾する(罫線入れる)」という書き方の人に評判悪かったです。私はWordの方が一太郎よりはなじみやすかった。今でも一太郎の考え方に親しんでいる人はExcelで議事録書いたりしますね。
やっぱり地道な草の根運動で教えるしかないのか。